Quali sono le modalità per l’esercizio dei diritti?
Le modalità per l’esercizio dei diritti da parte degli interessati sono stabilite negli articoli 11 e 12 del regolamento.
Cosa cambia riguardo le modalità per l’esercizio dei diritti?
Il termine per la risposta dell’interessato è, per tutti i diritti di 1 mese, che può estendersi a 3 mesi nel caso sia particolarmente complessa; il titolare deve in ogni caso dare un riscontro all’interessato entro 1 mese dalla richiesta, anche in caso di rifiuto.
Il titolare deve valutare la complessità del riscontro all’interessato e stabilire a quanto ammonta il contributo da richiedere all’interessato, questo unicamente se si tratta di richieste manifestamente infondate o eccessive (o ripetitive), ovvero se sono richieste più copie dei dati personali; in quest’ultimo caso il titolare deve tener conto dei costi amministrativi sostenuti.
Il riscontro da inviare all’interessato deve avvenire in forma scritta, possibilmente tramite strumenti elettronici che ne favoriscano l’accessibilità; può essere, eventualmente, fornita oralmente solo se richiesto dall’interessato.
La risposta fornita all’interessato deve essere “intelligibile”, concisa, trasparente e facilmente accessibile, oltre ad utilizzare un linguaggio semplice e chiaro.
Cosa non cambia riguardo le modalità per l’esercizio dei diritti?
Il titolare del trattamento deve agevolare l’esercizio dei diritti da parte dell’interessato, adottando ogni misura (tecnica e organizzativa) idonea a tal scopo.
Nonostante sia il titolare a dover dare riscontro in caso di esercizio dei diritti (art. 15-22), il responsabile è tenuto a collaborare con il titolare allo scopo di esercitare il diritto degli interessati (art. 28, paragrafo 3, lettera e).
L’esercizio dei diritti è, in linea di principio, gratuito per l’interessato, ma possono esservi eccezioni (si veda il paragrafo precedente). Il titolare ha il diritto di richiedere tutte le informazioni necessarie ad identificare l’interessato, e quest’ultimo ha il dovere di fornirle, secondo le modalità idonee.
Sono ammesse delle deroghe ai diritti riconosciuti dal regolamento, ma unicamente per quel che riguarda il fondamento delle disposizioni normative nazionali (art. 23) nonché di altri articoli relativi agli ambiti specifici (art. 17, par. 3 – per quel che riguarda il diritto di cancellazione / oblio, art. 83 – per quel che riguarda i trattamenti di natura giornalistica, art. 89 – trattamenti per finalità di ricerca scientifica o storica o statistica).
In questo senso possono, comunque, essere applicate tutte le deroghe previste dall’art. 8, comma 2, del Codice in quanto pienamente compatibili con le disposizioni citate.
Il Garante della Privacy sta valutando la piena rispondenza delle disposizioni citate in tale articolo dal Codice con i requisiti fissati per la legislazione nazionale dall’articolo 23, paragrafo 2, del regolamento.
Alcune raccomandazioni utili
E’ opportuno che i titolari del trattamento adottino delle misure tecniche ed organizzative allo scopo di favorire l’esercizio dei diritti ed il riscontro alla richieste presentate dagli interessati, che – a differenza di quanto attualmente previsto – dovrà avere per impostazione predefinita una forma scritta, possibilmente elettronica.
Potranno essere utili a tal fine le disposizioni e le indicazioni fornite dal Garante della Privacy riguardo l’intelligibilità del riscontro fornito agli interessati ed alla completezza del riscontro stesso.
Riguardo, invece, la definizione di un eventuale contributo sulle spese del trattamento dei dati degli interessati, l’Autorità per il trattamento dei dati personali intende valutare delle opportune linee-guida specifiche.
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